假如凤姐有一套OA

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假如凤姐有一套OA

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看过红楼梦的朋友,都知道王熙凤是个聪明能干的人。笔者在看红楼梦时,也非常佩服凤姐的杀伐决断,办事周全。 

在《红楼梦》开篇不久,曹雪芹就先来个肯定性的评价:“金紫万千谁治国,裙钗一二可齐家。”如果说贾府和宁国府是世界500强企业,那么,凤姐儿就是一个让人钦佩的高层管理领导者,不信?我们就凤姐最著名的案例‘协理宁国府’来看: 

话说红楼梦第十三回,宁国府贾蓉之妻秦氏患病去世,贾珍哭得如同泪人,妻子尤氏正好染病,无法料理。王熙凤儿子贾蓉又是一个提不起的主儿,因此偌大的宁国府混乱不堪,无奈之下,只能延请王熙凤前来帮忙料理。王熙凤本就爱出风头,便自告奋勇挑起重担,走马上任! 

一来到偌大的宁国府后,凤姐作为职业经理人马上遇到五项管理问题,那凤姐是怎么收拾这个烂摊子的呢? 

一、人口混杂,遗失东西。这是我们企业管理中最常见的现象,固定资产管理过程中,只要盘点几乎都有盘亏的现象,或者本可以折价销售的却被直接报废了,造成固定资产的损失。 

凤姐采取的方法,就是指定资产责任人,每一件资产都与人员挂钩。书中描述“按照房屋分开,某人守某处,某处所有桌椅古董起,至于痰盒掸帚,一草一苗,或丢或坏,就和守这处的人算账摊赔”,有偷懒的,弄坏的,犯错的,查出来后“三四辈子的老脸都顾不成”,处罚非常严格。规则制定后,四十九天的丧事,偌大的贾府出出进进几千人次,没丢过一件东西。 

二、事无专执,临期推诿。这其实就是企业中容易出现的部门职责不清问题,还记得笔者过去服务过的一家集团公司,他们的法务部负责保管原材料采购合同和销售合同,其他类似装修合同,租赁合同等,法务部认为应该由行政部负责,行政部认为自己只是执行者,合同的管理应该是法务部的事情。后来公司做流程优化,才发现除了原材料采购合同和销售合同,其他合同几乎无从考证,既无分类,也无编号,不知存放在何处,存在很大的法律风险,被领导问话时两个部门互相指责,最后作为历史问题不了了之。这便是事无专执,临期推诿的典型。 

凤姐采取的方法,就是明确部门和人员职责,定义使命,清晰明了,不留灰色地带。书中描述“这二十个分作两班,每班十个,每日在里头单管人客来往倒茶,别的事不用他们管”。“不像先前一个正摆茶,又去端饭,正陪举哀,又顾接客”。于是秩序井然,来来往往,各司其责,每件事情都由最擅长的人去做,每位宾客都照顾周到,不再出现乱中出错,互相推诿的现象。 

三、需用过费,滥支冒领。这不就是预算管理吗,没有制定合理的预算,就容易花钱大手大脚,花大钱办小事,造成不必要的浪费。 

凤姐采取的方法,是严格审批财务流程。采购计划要审批,签好采购的契约之后回来报账(即采购付款申请),凤姐要求必须与“买办的回押相符”。报完账支取银子时,还需要凤姐亲手签发的对牌,出纳才按凤姐批的数目给钱。这种严格的财务制度,彻底杜绝了不必要的花费,以及滥支冒领的现象。 

四、任无大小,苦乐不均。在企业里同样工作性质的人,有的加班加点累成狗,有的人却偷懒耍滑,悠然自得,就和宁国府的这种情况类似。 

凤姐采取的方法,是制定排班表,并亲自检查执行情况。每个班次的人干多久的活,都严格控制,到了时间点就交接换班。书中描述“随身自有钟表,不论大小事,我是皆有一定的时辰”。这项制度执行后,避免了个别耍小聪明的人只捡简单的活干,干完就休息的现象。同时凤姐亲自进行不定期巡查,进一步避免了消极怠工,当班不干活的情况发生。 

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五、家人豪纵,有脸者不服钤束,无脸者不能上进。这样的问题相信大家都不陌生,个别有关系有背景的人,不遵守公司制度,仗着上头有人胡作非为。 

凤姐采取的方法,就是令行禁止,有错必纠,绝不姑息。有个荣国府的亲信早上上班迟到后,不以为然的说睡过头,下次不会了。凤姐当即下令杖责二十,而且宣布如果累犯就叠加翻倍处罚,第二天迟到杖责四十,从此后再没有人不服钤束。“被打之人含羞而去。这才知道凤姐厉害,众人不敢偷闲。从此兢兢业业,执事保全。” 

王熙凤初进宁国府,就解决了五大管理问题,赢得一片赞誉,可背后却有很多的辛酸:彻夜清点府中几百人的名册,确定职责,制定排班表;白天巡视各方,夜里还要监督交接班;亲自审批每单采购计划,亲自核发每一笔支取银两的牌子……种种琐事都要亲力亲为,加班熬夜,不辞劳苦地工作,也为凤姐在后面的体虚多病埋下了隐患。 

感叹薄命的同时,笔者想到如果凤姐的管理思想和行动魄力,能够与现代化的协同管理平台相结合,是不是就无须如此操劳。宁国府这个国有企业,假如当时有一套OA,凤姐的管理思想是不是就可以这样落地了: 

头一件,人口混杂,遗失东西。通过固定资产管理,资产和人力资源的协同,为资产指定负责人,同时建立固定资产的新增,转移,盘点,折旧等流程,可以轻松搞定全府上下所有的大小物品,不用再担心资产丢失。 

第二件,事无专执,临期推诿。通过流程梳理,指定节点负责人,事务将自动流转到指定的责任人,绝无推诿的可能。 

第三件,需用过费,滥支冒领。在OA中建立采购付款流程,关联合同审批,付款金额从合同中自动取数即可,何须劳神核对。对供应商付款时,走报销流程,凤姐在付款流程中的审批已经自动关联过来,何须再次签批?!还可以建立银企互联,轻轻一按,支付也能轻松搞定。 

第四件,任无大小,苦乐不均。在OA中制定计划任务,排好日程,系统自动分配任务和进行流程提醒。超期未完成的事项形成实时报表汇总到凤姐处,何须自备钟表,亲自巡视呢?!每个人分配好的任务,凤姐只需根据报表检查督办即可,无须再担心任无大小。 

第五件,家人豪纵,有脸者不服钤束。和考勤系统集成,迟到早退的,随时通报;流程效率统计,偷懒耍滑的也无处藏身。无论多么不服钤束的人员,犯错记录在系统中完全透明,剩下的就是按制度落实处罚,何须大动肝火。 

从上文我们可以看出,凤姐确实是一个富有管理智慧的人,有很多值得我们借鉴的管理思想,但随着时代的发展,操作的方式可以从人治转变为法制,并适当借助信息化的手段。我们可以向凤姐学习企业管理之道,然后用OA来落地管理思想。 

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